خدمات الفواتير الالكترونية | ما الذي يجعل هايبربل الحل الأمثل لاصدار وإدارة الفواتير؟

يشغل موضوع الفوترة وإصدار الفواتير للعملاء حيّزاً من تفكير التجار وأصحاب الأعمال، فالجميع يتطلّع نحو عملية فوترة سلسة لاستلام المدفوعات والمستحقات المالية من العملاء. الحل الأمثل في هذه الحالة يتمثل في توفير منصة شاملة لإصدار وإدارة الفواتير، منصة شاملة ومتكاملة بحيث يسهل على التجار وأصحاب العمل إعداد الفواتير وإرسالها وإدارتها في ذات الآن ومن ذات المنصة.
فهل ذلك ممكن؟ بالطبع، وتوفّر بوابة الدفع الالكتروني هايبرباي  بدورها منصّة مخصّصة لهذه الغاية خصيصاً: منصة هايبربل لتغطي احتياجات السوق من خدمات الفواتير الالكترونية ومتطلباتها.  

لا شكّ أنك واجهت قبل هذا صعوبات في موضوع الفوترة وتحصيل المدفوعات من بعض العملاء، فذلك جزء من حياة صاحب العمل خصوصاً عندما يتعلّق الأمر بمواقع التجارة الالكترونية وأصحاب الأعمال عبر الانترنت! بل إن بعضهم يعاني فعلاً عند تحصيل المدفوعات من العملاء… فتُرى ما هي أهم احتياجات التجار وأصحاب العمل فيما يتعلق بإدارة سداد الفواتير وتحصيلها؟

تحصيل المدفوعات بشكل أسرع

لعلّ الفائدة الأكبر المرجوة من أي نظام فوترة الكتروني تكمن في استقبال المدفوعات بأسرع وقت ممكن! خصوصاً عندما يقع على سلّم أولوياتك ضخ النقد في رصيد حسابك البنكي.

توفير الوقت

في جميع الأحوال، لا ينبغي أن يستغرق إصدار وإرسال الفاتورة أكثر من بضعة ثواني!

لنرسم معاً سيناريو متوقّع لعملية الفوترة:

أنت تجلس الآن في أوقات العمل وتعلم بوضوح هوية الطرف المستقبل للفاتورة، ماهية المنتجات أو الخدمات مستحقة الدفع، والمبلغ المستحق دفعه من العميل. فإذا لم تكن قادراً على القيام بذلك خلال ثواني مع توفر كافة المعطيات المذكورة مسبقاً، فذلك يعني أنك بحاجة لحل ذكي من شأنه توفير الوقت والجهد عليك.

تدفّق نقدي متوقّع

تحتاج بعض الأعمال لضمان سريان تدفّق نقدي في أرصدة وحسابات الشركة أو المشروع التجاري على المدى القصير، ولا يكون ذلك ممكناً إلا بضمان حد أدنى من الدفع الآجل والسريع من عملائك. وكلّما ازداد حجم العملاء وكبر عددهم كلّما ازداد صعوبة السيطرة على مدفوعاتك وإدارة تسديد الفواتير والمستحقات. فما الحل؟ 

يتطلّب الأمر منك هُنا وقفة حقيقية للتفكير في الأمر وإيجاد حل فعال لتنظيم عملية الفوترة وتحصيل المدفوعات لتحافظ على سريان التدفق النقدي بالحد الأدنى.

وكيف يكون هذا الحل فعالاً في هذه الحالة؟ أن يمكّنك ببساطة من متابعة المدفوعات الكترونياً وتنبيهك بخصوص المدفوعات التي لم يتم تحصيلها بعد في الموعد المستحق.

كيف يؤثر التأخر في دفع الفواتير سلباً على الشركة؟

بمجرّد أن تتّفق جهتا عمل على إتمام عملية بيع أو إبرام صفقة ما، يفترض أن يبادر البائع بإرسال فاتورة للمشتري تضم قائمة المنتجات والخدمات التي تم توصيلها أو تنفيذها. كما من المفترض أن يتفق صاحبا الشأن على الفترة الزمنية  التي ينبغي دفع المبلغ فيها، وأي تأخير في الدفع قد يسبب مشاكل وتوترات خصوصاً للطرف المزوّد للمنتج أو الخدمة.
وبطبيعة الحال فإن قدر ليس بالقليل من الأعمال بالذات الصغيرة والمتوسطة لا تلجأ لأسلوب المطاردة، أي مطاردة العملاء وحثّهم على الدفع. وتتلخّص الأسباب وراء عدم ملاحقتهم العملاء المتأخرين عن دفع المستحقات فيما يلي:

أ. صون العلاقات مع العملاء

ب. عدم تخصيص موارد معينة لملاحقة المتأخرين عن الدفع

ج. طاقم عمل مشغول وغير متفرغ للقيام بذلك

د. نقص في أعداد الموظفين 

ه. عدم معرفة موعد استحقاق الدفع للفواتير

ووفق دراسة قامت بها شركة استشارات مختصة بعنوان تأثير الدومينو للمدفوعات المتأخرة على الشركة، فإن 11% من الفواتير المرسلة من الأعمال الصغيرة والمتوسطة لم تدفع في موعدها المستحق. علاوة على ذلك، أقرت 40% من الأعمال أن المدفوعات المتأخرة أضرت بشكل أو بآخر بها. وأكثر تجليات هذه الأضرار تمثلت في عدم القدرة على الاستثمار في الشركة بفعل افتقاد السيولة المالية اللازمة لذلك، إلى جانب الصعوبة في دفع مستحقات الموردين!

والآن يطرح السؤال التالي نفسه: هل يمكن حصر أسباب التأخر في دفع الفواتير؟

يمكن حصر مبررات وأعذار العملاء في التأخر عن الدفع كما يلي:

1.عدم استقبال الفاتورة

2.مبلغ الفاتورة مختلف عليه

3.الرغبة في دفع الفواتير ضمن فترات محددة من العام

4.عدم وجود سبب معين

5.الفواتير لم تدفع متأخراًَ

6.أسباب أخرى

إصدار، إرسال، إدارة، وتحصيل الفواتير من ذات المنصّة

كُنا قد تناولنا في مقال سابق لمحة عامة عن حلول الدفع الالكتروني من هايبرباي، جدير بالذكر أيضاً أن لدى هايبرباي منتجات وحلول دفع إضافية تناسب احتياجات الأعمال عبر الانترنت، فالسوق حافل بالمتغيّرات التي تفرض متطلّبات جديدة في عالم المال والأعمال وتقتضي بالتالي تطوير حلول دفع جديدة لا سيّما مع ازدياد أعداد مواقع التجارة الالكترونية والأعمال اون لاين، ومن هذا المنطلق نبعت الحاجة لنظام فوترة ذكي يوفّر أسرع حلول فوترة ممكنة.

والآن، بعد هذه المقدمة السريعة عن برنامج خدمات الفواتير الالكترونية هايبربل، لنتخيّل معاً الحالة التالية:

اعتاد المتجر الفلاني لسنوات طويلة على استقبال الزبائن من خلال زيارتهم للمتجر في العالم الواقعي أو من خلال توصيل المنتجات لهم مباشرة. ومع ازدياد حجم المبيعات لديه لا سيّما تلك الآتية عبر طلبات التوصيل، أصبح يواجه صعوبات في إدارة الفواتير وتنظيم الفواتير المجمعة ناهيك عن طباعة الفواتير وإرسالها للزبائن. هُنا تبرز قيمة هايبربل كمنصّة شاملة ومتكاملة لإصدار وتنظيم فواتير مبيعات التاجر، كيف؟

لا يعود التاجر في هذه الحالة بحاجة لتصميم موقع الكتروني خاص به أو تطبيق على الهواتف الذكية! فبواسطة منصة هايبربل يصبح بالإمكان إصدار الفواتير وإرسالها للعملاء بسهولة من خلال البريد الالكتروني، الواتساب، أو من خلال الرسائل النصية القصيرة. فالأمر بسيط ولا يستحق عناء تكليف جهة ما لتطوير موقع أو تطبيق، خصوصاً إن كانت طبيعة عمله لا تستلزم ذلك بالضرورة. 

من جانب آخر، تتيح منصة هايبربل المجال للتاجر وصاحب العمل توفير وقته الضائع في متابعة الفواتير والمدفوعات، بالتالي استثمار وقت أكبر في التفكير بتنمية مشروعه وتطوير منتجاته، فذلك هو المحك الأهم لأي مشروع تجاري!

آلية عمل هايبربل

تمتاز هايبربل بآلية عمل سهلة ومبسطة إذ يمر فيها التاجر أو صاحب العمل ببضعة خطوات لاصدار فاتورته ومن ثمّ إرسالها للعميل المعني. يمكن تلخيص آلية العمل على النحو التالي:

خصائص هايبربل كبرنامج خدمة الفواتير

إضافة العملاء وتصنيفهم

تمكّن هايبربل المستخدمين من إضافة وتصنيف عملائهم لمجموعات بهدف تسهيل وتسريع عملية الفوترة.

إصدار فواتير احترافية

يمكن من خلال هايبربل إصدار الفواتير بشكل احترافي وبما يتلاءم مع احتياجاتك سواء من حيث العملة المتداولة، اللغة، نوع ضريبة القيمة المضافة، والمدة الزمنية للفاتورة.

إصدار الفواتير المتكررة

من جهة أخرى، يمكن إصدار الفواتير المتكررة بشكل دوري بحسب الدورة الزمنية المطلوبة بحيث يقوم هايبربل بإرسال الفواتير المتكررة تلقائياً في الوقت المحدّد.

إرسال الفواتير مباشر للعملاء

تسهّل هايبربل عملية الفوترة بحيث يُمكن للتاجر إرسال الفواتير بشكل مباشر للعملاء سواء بالبريد الالكتروني، الرسائل النصية القصيرة، الواتساب، أو أي طريقة أخرى.

تسوية الفواتير لحظياً

منح العملاء القابلية لتسوية فواتيرهم فوراً أونلاين.

تُواجه مشاكل في إدارة واصدار الفواتير الالكترونية لعملائك؟

يُمكنك الاطلاع على صفحة خدمات الفواتير هايبربل وملىء بياناتك بعجالة أسفل الصفحة ليتم التواصل معك بأسرع وقت!

لمزيد من المواضيع المتنوعة المتعلقة بالفنتك وعالم التجارة الالكترونية والدفع الالكتروني على شاكلة انواع بطاقات الدفع الالكتروني في السعودية، يسرنا متابعتك لمدونة هايبرباي لنطلعك على كل ما هو جديد ومفيد.