الفاتورة الالكترونية في السعودية: المراحل ومواعيد الربط والغرامات

الفاتورة الالكترونية في السعودية فاتورة ضريبية تُصدر وتُحفظ بصيغة إلكترونية منظمة عبر نظام فوترة متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. أما الفاتورة المكتوبة بخط اليد، أو المعدّة في برنامج Word أو Excel، أو الورقية الممسوحة ضوئيًا، فلا تُعد فاتورة إلكترونية في نظر الهيئة.

وطُبقت الفوترة الإلكترونية، أو مشروع «فاتورة»، على مرحلتين. المرحلة الأولى (الإصدار والحفظ) إلزامية منذ 4 ديسمبر 2021، والمرحلة الثانية (الربط والتكامل مع منصة فاتورة) بدأت في 1 يناير 2023 وتُطبَّق تدريجيًا على مجموعات من المنشآت تحددها الهيئة بحسب إيراداتها.

وآخر ما أعلنته الهيئة المجموعة الخامسة والعشرون، وتشمل كل منشأة تجاوزت إيراداتها الخاضعة لضريبة القيمة المضافة 187,500 ريال في أي سنة من 2022 إلى 2025، ويبدأ إلزامها بالربط مع منصة فاتورة في 1 فبراير 2027. هذا الحد نصف حد المجموعة السابقة، فقد تكون منشأتك مشمولة هذه المرة حتى لو لم تشملها أي مجموعة قبلها.

ما هي الفاتورة الالكترونية وما الذي لا يُعد فاتورة إلكترونية؟

يعرّف الدليل الإرشادي للفوترة الإلكترونية الفاتورة الالكترونية بأنها فاتورة تُنشأ وتُحفظ بصيغة إلكترونية منظمة عبر وسائل إلكترونية، وينص صراحة على أن الفاتورة الورقية المحوّلة إلى صيغة إلكترونية بالنسخ أو المسح الضوئي أو أي طريقة أخرى ليست فاتورة إلكترونية. المعيار إذن هو طريقة إنشاء الفاتورة وحفظها.

عمليًا، ملف PDF أرسلته لعميلك من قالب في Word لا يحقق المتطلبات مهما بدا مرتبًا. المطلوب نظام فوترة يُنشئ الفاتورة ويحفظها ويمنع تعديلها أو حذفها بعد إصدارها.

الفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المبسطة

تفرّق الهيئة بين نوعين من الفواتير، ولكل منهما مسار مختلف في المرحلة الثانية. الفاتورة الضريبية تصدر غالبًا بين المنشآت، والمبسطة تصدر غالبًا للأفراد، ويجوز للمورد إصدار مبسطة لمنشأة أخرى إذا كانت قيمة التوريد أقل من 1,000 ريال.

ما الفرق بين المرحلة الأولى والمرحلة الثانية؟

المرحلة الأولى تطلب منك إصدار الفاتورة وحفظها إلكترونيًا. والمرحلة الثانية تضيف صيغة محددة للملف، وعناصر أمان تقنية، وربطًا مباشرًا بين نظامك ومنصة فاتورة. ويوضح الجدول التالي الفرق كما يعرضه الدليل الإرشادي للهيئة.

المصدر: الدليل الإرشادي التفصيلي للفوترة الإلكترونية الصادر عن الهيئة.

من المنشآت الملزمة بالربط في المرحلة الثانية؟

تطبّق الهيئة المرحلة الثانية تدريجيًا، وتحدد كل مجموعة بحسب حد للإيرادات الخاضعة للضريبة، وتبلّغ المنشآت المستهدفة قبل موعد الربط بستة أشهر على الأقل. بدأت المجموعة الأولى بالمنشآت التي تجاوزت إيراداتها 3 مليارات ريال في 2021، ووصل الحد في المجموعة الخامسة والعشرين إلى 187,500 ريال.

كيف تعرف أن منشأتك مشمولة؟

راجع إيراداتك الخاضعة للضريبة في إقراراتك لكل سنة من 2022 إلى 2025. يكفي أن تتجاوز 187,500 ريال في سنة واحدة منها لتدخل في المجموعة 25، حتى لو انخفضت إيراداتك بعدها. وستصلك رسالة من الهيئة، لكن لا تنتظرها لتبدأ، فربط النظام وتجربته يحتاجان أسابيع، خاصة إن كان لديك أكثر من فرع أو جهاز كاشير.

ما الحقول المطلوبة في الفاتورة الالكترونية ورمز الاستجابة السريعة؟

يتيح رمز الاستجابة السريعة (QR) التحقق المبدئي من الفاتورة عبر تطبيق الهيئة. وفي المرحلة الأولى يحمل الرمز في الفاتورة المبسطة خمسة عناصر يحددها الدليل المبسط للفوترة الإلكترونية. وفي المرحلة الثانية يتوسع إلى تسعة عناصر بصيغة TLV مرمّزة بنظام Base64.

وتؤكد الهيئة في إعلانها عن المخالفات ضرورة إصدار الفواتير وحفظها بكل عناصرها، ومنها رمز الاستجابة السريعة في المبسطة، والرقم الضريبي للمشتري المسجل في ضريبة القيمة المضافة في الفاتورة الضريبية، إضافة إلى عنوان الفاتورة بحسب نوعها.

وفي المرحلة الثانية يضيف النظام عناصر لا يراها العميل غالبًا لكنها تُفحص عند الاعتماد أو الإبلاغ: معرّف فريد UUID لكل فاتورة، وعدّاد متسلسل، وقيمة Hash للفاتورة السابقة تربط الفواتير في سلسلة واحدة، وختم تشفيري يُنشأ بشهادة (CSID) تصدرها الهيئة لنظامك. ويُحفظ كل ملف باسم يجمع الرقم الضريبي ووقت الإصدار والرقم المرجعي للفاتورة.

كيف تربط نظام الفوترة الإلكترونية بمنصة فاتورة؟

إجراء الربط نفسه قصير إذا كان نظامك جاهزًا للمرحلة الثانية. يوضح الدليل الإرشادي أن المكلف يدخل بوابة فاتورة ببيانات دخوله لدى الهيئة، ويطلب رمز تحقق (OTP) لكل نظام أو جهاز، ثم يُدخل الرمز في نظام الفوترة، ويتأكد من ظهور النظام في قائمة الحلول والأجهزة المربوطة.

1. حصر نقاط الإصدار. اكتب كل مكان تصدر منه فواتير: برنامج المحاسبة، أجهزة الكاشير في الفروع، المتجر الإلكتروني، ونظام الاشتراكات إن وجد.
2. التأكد من جاهزية المزود. اطلب من مزود نظام الفوترة تأكيدًا مكتوبًا بدعم متطلبات المرحلة الثانية وخطة الربط لكل جهاز.
3. طلب رموز التحقق. من بوابة فاتورة، رمز لكل نظام أو جهاز يصدر فواتير برقمك الضريبي.
4. الربط والتجربة. أدخل الرموز في الأنظمة، ثم أصدر فواتير تجريبية من كل نوع وتحقق من قبولها.
5. مراجعة القائمة في البوابة. تأكد أن كل الأجهزة ظاهرة في قائمة الحلول المربوطة قبل الموعد النهائي.

ويمنع الدليل الإرشادي في أنظمة الفوترة وظائف بعينها: إعادة ضبط عدّاد الفواتير، وتغيير تاريخ النظام ووقته، وحذف الفواتير أو تعديلها بعد إصدارها، وتصدير المفتاح الخاص بالختم التشفيري، والدخول دون حساب مستخدم بصلاحيات محددة. وإن كان نظامك سحابيًا فالأمر مسموح، بشرط أن تكون البيانات متاحة للهيئة عبر رابط مباشر عند الطلب.

منصة الهيئة لإصدار الفواتير للمنشآت الصغيرة

وما يغيب عن كثير من أصحاب المنشآت الصغيرة أن الهيئة توفر منصة لإصدار الفواتير الإلكترونية مخصصة لمن لا يملك نظام فوترة إلكترونية، بشرطين: أن تكون المنشأة مسجلة في ضريبة القيمة المضافة، وألا يتجاوز عدد فواتيرها 1,000 فاتورة في السنة. تتيح المنصة إصدار الفواتير الضريبية والمبسطة والإشعارات المرتبطة بها، وتناسب نشاطًا بعدد فواتير محدود قبل أن يحتاج إلى نظام متكامل.

ما غرامات مخالفة الفوترة الإلكترونية؟

أعلنت الهيئة في نوفمبر 2021، قبل انطلاق المرحلة الأولى، قائمة بأبرز المخالفات، وأوضحت أن الغرامات تُطبّق حسب نوع المخالفة وعدد مرات تكرارها. بعض المخالفات تبدأ بإنذار، وبعضها يبدأ مباشرة بغرامة مالية.

ولاحظ أن تعديل الفاتورة بعد إصدارها يبدأ بغرامة، بينما يبدأ إغفال بعض الحقول بإنذار، وأن العقوبة تتدرج مع تكرار المخالفة كما أوضحت الهيئة. لذلك لا تعدّل فاتورة صادرة، وصحّحها بإشعار دائن أو مدين يصدر مستقلًا عن الفاتورة الأصلية.

ما العلاقة بين الدفع الإلكتروني والفاتورة الالكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية وثيقة ضريبية، والدفع عملية مالية منفصلة عنها. رابط الدفع الذي ترسله لعميلك، أو إيصال جهاز نقاط البيع، يثبت أن المبلغ دُفع، لكنه لا يغني عن الفاتورة الضريبية الصادرة من نظام متوافق. والخلط بين الاثنين خطأ متكرر لدى المنشآت الصغيرة.

الطريقة الصحيحة أن يصدر نظام الفوترة الفاتورة أولًا، ثم يحمل طلب الدفع رقمها المرجعي، فتطابق المبالغ الواردة مع الفواتير المعتمدة دون عمل يدوي. وإن كنت تبيع حضوريًا فاقرأ مقارنتنا بين جهاز نقاط البيع وSoftPOS، وإن كنت في بداية التجارة الإلكترونية فابدأ بدليل إنشاء متجر إلكتروني في السعودية، وللصورة الكاملة عن وسائل الدفع راجع دليل الدفع الإلكتروني.

كيف تساعدك HyperPay في إصدار الفواتير وتحصيلها إلكترونيًا؟

إن كانت مشكلتك في التحصيل أكثر منها في الإصدار، فنرشّح لك HyperBill، منصة الفوترة عبر الويب من HyperPay لإنشاء فواتير الدفع لمرة واحدة أو المتكررة وتحصيلها إلكترونيًا. تُرسل الفاتورة إلى العميل برسالة نصية أو بريد إلكتروني أو واتساب، فيدفع دون مغادرة المنصة، وتصل المبالغ إلى حسابك البنكي تلقائيًا. ولا تحتاج إلى موقع إلكتروني لاستخدامها، وتدعم إدارة الاشتراكات والفوترة المتكررة.

أما الالتزام بمتطلبات «فاتورة» من اعتماد وإبلاغ وختم تشفيري فيبقى مسؤولية نظام الفوترة الإلكترونية المربوط لدى منشأتك. وما تضيفه HyperBill هو جانب التحصيل: طلب دفع واضح يصل العميل على جواله، ومدفوعات تُتابع من لوحة واحدة بدل ملاحقة التحويلات البنكية.

وتعمل HyperPay بترخيص تستطيع التحقق منه في سجل البنك المركزي السعودي: مؤسسة نقود إلكترونية (EMI) برقم موحد 7016872546 وترخيص ينتهي في 29/12/2029، مع تصريحي PTSP وeMSP بوابة دفع من المدفوعات السعودية، وشهادات PCI DSS v4.0.1 بالمستوى الأول وISO/IEC 27001:2022 وISO 22301. وتقبل بوابة الدفع مدى وVisa وMastercard وAmerican Express وSTC Pay وUnionPay وApple Pay وتابي وتمارا وسداد وPayPal.

إن كنت تراجع طريقة إصدار فواتيرك قبل موعد الربط في 1 فبراير 2027 وتريد أن يكون التحصيل إلكترونيًا من البداية، تواصل مع فريق HyperPay لتجربة HyperBill وربطها بطريقة عملك.

أهم الأسئلة المتكررة عن الفاتورة الالكترونية

هل الفاتورة الإلكترونية إلزامية على جميع المنشآت؟

المرحلة الأولى إلزامية منذ 4 ديسمبر 2021 على جميع المكلفين الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية، باستثناء غير المقيمين، وعلى أي طرف يصدر فواتير ضريبية نيابة عن مورد خاضع للضريبة. أما الربط بمنصة فاتورة في المرحلة الثانية فيُطبق على مجموعات، وآخرها المجموعة 25 للمنشآت التي تجاوزت إيراداتها 187,500 ريال.

متى يبدأ إلزام المنشآت الصغيرة بالربط مع منصة فاتورة؟

حددت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في 24 يوليو 2026 أن المجموعة الخامسة والعشرين تشمل المنشآت التي تجاوزت إيراداتها الخاضعة لضريبة القيمة المضافة 187,500 ريال خلال 2022 أو 2023 أو 2024 أو 2025، وأن إلزامها بربط أنظمتها مع منصة فاتورة يبدأ في 1 فبراير 2027.

هل تعد فاتورة PDF من برنامج Word فاتورة إلكترونية؟

لا. منعت الهيئة منذ المرحلة الأولى الفواتير المكتوبة بخط اليد أو المعدّة ببرامج تحرير النصوص أو الجداول، والفاتورة الورقية الممسوحة ضوئيًا ليست فاتورة إلكترونية. يجب أن تصدر الفاتورة من نظام فوترة متوافق يحفظها ويمنع تعديلها، وفي المرحلة الثانية تكون بصيغة XML أو PDF/A-3 يتضمن XML.

ما غرامة عدم إصدار الفاتورة الإلكترونية؟

وفق إعلان الهيئة تبدأ مخالفة عدم إصدار الفواتير وحفظها إلكترونيًا بغرامة 5,000 ريال، ومخالفة حذف الفاتورة أو تعديلها بعد إصدارها بغرامة 10,000 ريال. أما إغفال رمز الاستجابة السريعة أو الرقم الضريبي للمشتري أو عدم الإبلاغ عن عطل فتبدأ بإنذار، وتزيد الغرامات مع تكرار المخالفة.

هل توفر الهيئة منصة لإصدار الفاتورة الإلكترونية؟

نعم. توفر هيئة الزكاة والضريبة والجمارك منصة لإصدار الفواتير الإلكترونية للمنشآت التي لا تملك نظام فوترة، بشرط أن تكون مسجلة في ضريبة القيمة المضافة وألا يتجاوز عدد فواتيرها 1,000 فاتورة سنويًا. تتيح المنصة إصدار الفواتير الضريبية والمبسطة والإشعارات المرتبطة بها، ويُدخل إليها ببيانات حساب المنشأة لدى الهيئة.

ما الفرق بين اعتماد الفاتورة وإبلاغها في المرحلة الثانية؟

الاعتماد يخص الفاتورة الضريبية بين المنشآت: ترسل إلى منصة فاتورة بصيغة XML، فتتحقق منها وتضيف ختمها ورمز الاستجابة السريعة، ثم تُشارك مع المشتري. أما الإبلاغ فيخص الفاتورة المبسطة: تسلّم للعميل فور إصدارها، ثم تُرسل إلى المنصة بصيغة XML خلال 24 ساعة من إصدارها، والمسؤولية في الحالتين على نظام الفوترة لديك.