نموذج فواتير الدفع هايبربل: وسيلتك المثالية لتجعل علامتك التجارية احترافية!

جميع المواضيع

ما بين نهري دجلة والفرات كتبت أول فاتورة في التاريخ على ألواح من الحجارة وختمت بالطين في كشف أثري دل على أحد مظاهر الحضارة الاقتصادية التي عاشتها بلاد الرافدين أولى المراكز الحضارية في العالم. بالعودة إلى عصرنا الحالي “عصر الأتمتة” والتطور الحاصل في تصميم نموذج فواتير الدفع، أصبحت هذه الورقة القانونية والتجارية تتحدث بالنيابة عنك بفعالية، تشرح للعميل المنتجات أو الخدمات التي قدمتها له والمبالغ المستحقة وتمكنه من الدفع بسهولة.

بالرغم من أن هذه الورقة هي واحدة من أهم الوثائق في عملك، إلا أن عملية إصدارها تبدو للكثيرين عملية مملة، قد تضر باحترافية العلامة التجارية وتعرقل تحصيل المدفوعات إذا شابها بعض الأخطاء. في السطور التالية، سنفهم ماذا يعني نموذج فواتير الدفع ونتعرف على كيفية تجاوز هذا التحدي وتصميم فاتورة المبيعات بأقل قدر من الأخطاء وبأكبر قدر من السهولة والاحترافية.

ما نموذج فواتير الدفع؟

نموذج فواتير الدفع هو قالب منظم يتضمن الحقول الضرورية لتفاصيل عملية البيع بما يجعل ملأها أكثر سهولة، من تفاصيل عن الشركة أو التاجر وتفاصيل عن العميل، ومعلومات عن المنتج أو الخدمة المباعة وأسعارها وأي رسوم إضافية كالضرائب وغيرها. يتم تصميم القالب بمظهر وكلمات واضحة تمامًا، بحيث يفهم العميل مباشرة كل المعلومات التي يحتاجها عن عملية الشراء التي أجراها.

أصبح نموذج فواتير الدفع أداة لا غنى عنها للعديد من الشركات، فهو من ناحية يقلص الوقت المطلوب في كتابة صيغة فاتورة المبيعات هذه المهمة الروتينية؛ إلى ثوان قليلة بما يمكنك من تخصيص هذا الوقت لأداء مهام أخرى تحتاج إلى إبداع وبراعة، ومن ناحية ثانية يزود العميل بالمعلومات الأكثر صلة التي يحتاج أن يعرفها في تصميم أنيق واضح وسهل القراءة.

مع اتساع قاعدة عملائك واختلاف متطلباتهم وعمليات الشراء التي يقومون بها، ستحتاج إلى نموذج فواتير مرن بما يكفي ليتناسب مع احتياجات كل عميل، وهو ما أصبحت توفره أنظمة الفوترة عبر الإنترنت كما سنرى.

أشكال فواتير المبيعات

في عالم الأعمال الرقمي ونظرًا لظهور أنواع تجارة إلكترونية تخدم أطيافًا مختلفة من السلع والخدمات المتداولة عبر الإنترنت، واكب ذلك ظهور أشكال جديدة من الفواتير. فيما يلي نعرض أربعةً من أكثر أشكال فواتير المبيعات شيوعًا لتفهم أيًّا منها ستحتاج إلى استخدامه مع عملائك:

–         فاتورة نهائية

هي شكل فواتير المبيعات الأكثر شيوعًا، كما يوحي الاسم، وهي الفاتورة الأخيرة التي يتم إرسالها إلى العميل وتتضمن كل المنتجات أو الخدمات التي طلبها والمبلغ المالي المطلوب دفعه. 

–         فاتورة مجمعة

تشبه الفاتورة المجمعة الفاتورة النهائية غير أنها تجمع عدة خدمات أو منتجات معًا. على سبيل المثال، إذا تكرر شراء العميل منتجات على مدار شهر، قد يحصل على فاتورة مجمعة بقيمة مشترياته الشهرية دفعة واحدة. أو إذا قدمت أكثر من خدمة لأحد العملاء بشكل متقطع، فقد تفضل الانتظار إلى آخر الشهر لإصدار فاتورة مجمعة بما قدمته بدلا من إرسال عدة فواتير صغيرة.

يربح كل الأطراف من نموذج فواتير الدفع المجمعة، فالعميل لن يتحمل الرسوم سوى مرة واحدة فقط، أما التاجر سيوفر إجراءات تتبع عشرات الفواتير الصغيرة.

–         فاتورة متكررة

الفاتورة المتكررة هي فاتورة يتم جدولتها بحيث تتكرر إلى المدة التي يحددها التاجر. على سبيل المثال، بدلًا من إرسال فاتورة مفردة ضخمة في نهاية العام لأحد عملائك ممن يكرر عملية الشراء بشكل دوري ثابت، يمكنك إعداد فاتورة متكررة ليتم إرسالها له شهريًّا أو على مدار فترات منتظمة تختارها بنفسك.

–         فاتورة أولية

الفاتورة الأولية هي مستند يتضمن سردًا للخدمات أو المنتجات المقدمة إلى جانب أسعار كلا منها، ويتم إرسالها قبل بدء عملية الشراء فعليًّا. هي ليست طلبًا للدفع بل إشعارًا بالمدفوعات المستحقة مستقبلًا. وتكون أكثر دقة ورسمية من منح العميل تقديرات تقريبية للسعر النهائي.

تعد الفواتير الأولية أداة مفيدة عندما يرغب العملاء في معرفة التكلفة النهائية للمنتج أو الخدمة، وقد يطلبها العميل إذا احتاج إلى الحصول على موافقة مالية من الإدارة قبل المضي قدما في عملية الشراء.

ما أفضل ممارسات إعداد فاتورة المبيعات؟

1.    ضع سياسة دفع واضحة

هي الخطوة التمهيدية التي تسبق كتابة صيغة فاتورة المبيعات. غالبًا ما تكون المدفوعات قضية خلافية، لذلك فإن توضيح الشروط الخاصة بالدفع سيقي من حدوث الكثير من المشاكل وسيكون لصالحك إذا وقعت. يمكنك تضمين سياسة الدفع في قسم “سياستنا” على موقعك، أو إفرادها بقسم منفصل باسم “سياسة الدفع”، بحيث يتضمن توضيحًا لطرق الدفع والاستلام، إشعارات عملية الشراء، مراحل إتمام الشراء، مسئولية العميل عن سلامة بياناته الائتمانية، وغيرها من البنود بما يتوافق مع احتياجات العمل.

2.    اجعل الفاتورة مفهومة ومباشرة قدر الإمكان

يساعد حصول العميل على المعلومات المفصلة والكافية عن عملية الشراء التي أجراها في تكوين فهم واضح لديه عن المبلغ المطلوب دفعه ويسرّع من عملية الدفع ويقلل حدوث اعتراضات من جانبه. لذلك، تأكد من تضمين نموذج فواتير الدفع كل البنود الأساسية الآتية: التاريخ – الرقم – اسم الشركة وعنوانها – اسم العميل وعنوانه – ضريبة المبيعات إن وجدت. بالإضافة إلى المعلومات الخاصة بالمنتج أو الخدمة مثل سعر المنتج، الكمية، الرسوم الإضافية الخاصة بالتعبئة والشحن.

3.    أرسل الفاتورة في أسرع وقت ممكن

لا تتأخر في إرسال الفاتورة إلى العميل، وبادر بإرسالها بمجرد إتمام عملية الشراء، يساهم ذلك في التعجيل بدفعها في اللحظة التي حصل فيها العميل للتو على المنتج أو الخدمة. أصبحت أنظمة الفوترة عبر الإنترنت أداة أساسية لإتمام هذه العملية بكفاءة وسرعة من خلال إرسال الفاتورة للعميل عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية وغيرها.

4.    أتح طرق دفع متعددة للعميل

تزويد العملاء بأكثر من طريقة للدفع يشعرهم بسهولة الشراء ومرونة الإجراءات ويشجعهم على الدفع. لذلك ينبغي إتاحة أكثر من طريقة دفع مثل بطاقات الائتمان والتحويلات البنكية والدفع الرقمي عبر PayPal مثلًا، هنا يأتي دور التعامل مع بوابة دفع إلكترونية تتيح دمج هذه الطرق المتنوعة في عملية تحصيل المدفوعات.

5.    حافظ على احترافيتك

في مواجهة العملاء المتشككين أو ممن يرفضون الدفع، يصعب على البعض التزام الهدوء. غير أن الحرص على مستوى عال من الاحترافية في التعامل يجعل من الضروري تجنب التهديد أو الانفعال أو تجاهل العميل، بدلا من ذلك تعامل بثبات وتماسُك وفي حال استمرار المشكلة أخبر العميل بالإجراءات القانونية التي ستضطر إلى اتخاذها بناء على الاتفاق الذي تم بينكما.

على الناحية الأخرى عندما يدفع العميل الفاتورة في موعدها سيكون احترافيًّا أن ترد برسالة شكر سريعة تعلِمه بالاستلام الدفعة وتترك انطباعًا جيّدًا يزيد من رضا العميل.

لماذا أصبحت الفواتير الإلكترونية ضرورة للتجار والمواقع؟

الفواتير الإلكترونية أو أنظمة الفوترة عبر الإنترنت هي أحد حلول نموذج فواتير الدفع المستندة إلى الويب. تستخدم الفواتير الإلكترونية الأتمتة لكي تُبسّط طريقة إنشاء فواتير المبيعات وإدارتها وتحصيل المدفوعات وتتبعها واستقبال الأموال بشكل أسرع، بحيث يتم كل ذلك من لوحة تحكم واحدة فقط. تتميز أنظمة الفوترة عبر الإنترنت بمجموعة حيوية من المزايا جعلتها أداة لا غنى عنها للشركات:

●      تبسيط وتسريع إصدار الفواتير

تصبح الفوترة اليدوية عملية مرهقة للغاية وتستغرق وقتًا طويلًا قد يصل إلى أسابيع لكي تكتمل كل معاملات الدفع، على سبيل المثال، عندما يتعين إصدار أكثر من فاتورة في يوم واحد. تتيح أنظمة الفوترة عبر الإنترنت إكمال عملية الدفع في وقت وجيز، إذ تتولى مهمة تصميم نموذج فواتير الدفع وحسابها، وإرسالها إلى العميل، ثم تحويل المدفوعات إلى حسابك البنكي مباشرة.

●       الحد من وقوع الأخطاء

في ظل احتمال وقوع أخطاء بشرية في حساب الفاتورة أو تتبعها من قبل فريق المحاسبة، يظل احتمال فقدان بعض المدفوعات مشكلة قائمة تواجه الشركات. تسد الفوترة عبر الإنترنت هذه الثغرة إذ صممت لتقدم نتائج دقيقة، وتتبع كامل لكل الفواتير بما يضمن عدم ضياع أي مدفوعات.

●      توفير نفقات التوظيف

تساهم أنظمة الفوترة عبر الإنترنت في تقليل الحاجة إلى العنصر البشري في إصدار الفواتير، ستتمكن الشركات من تقليل عدد العمالة المطلوبة في قسم المحاسبة وتوفير الكثير من الوقت الذي كانوا يقضونه سابقًا في متابعة الدفع مع العملاء. بحلول وقت إعداد التقارير المالية والضريبية، سيكون من السهل معرفة كل الفواتير بسرعة من لوحة واحدة منظمة سهلة الوصول والتصفح دون الحاجة إلى إنفاق جهد ووقت كبير في فحص ومراجعة الفواتير التقليدية.

●      تعزيز الأمان وتقليل الاحتيال

تتعرض الفواتير التقليدية لمخاطر أمنية عديدة مثل السرقة أو التلف أو التلاعب في البيانات، بينما تصمم أنظمة الفوترة عبر الإنترنت بحيث توفر أمانًا كاملًا للبيانات مع حمايتها من العبث أو اطلاع غير ذوي الصلاحية، ويتم حفظ البيانات عبر الإنترنت لتتمكن من الدخول إليها من أي مكان وفي أي وقت. 

●      مظهر احترافي للشركة

تنظم الفوترة عبر الإنترنت عملية إصدار الفواتير برمتها أمام العملاء، إذ يتم إرسال الفاتورة للعميل في الموعد المناسب ومساعدته على الدفع بأكثر من طريقة، وتوفر مظهر حديث واحترافي للفواتير يساعده على التعرف على نموذج فواتير الشركة بسهولة على الفور. يحافظ هذا التنظيم على علاقة عمل صحية مع العميل ويعزز الصورة الاحترافية لعلامتك التجارية.

كيف تصمم فاتورة إلكترونية باستخدام هايبربل؟

لمزيد من فهم كيفية إنشاء فاتورة مبيعات باستخدام أنظمة الفوترة عبر الإنترنت، نعرض فيما يلي خطوات تصميم نموذج فواتير باستخدام أداة هايبربل، هو نظام للفوترة عبر الإنترنت مدعوم من بوابة الدفع هايبرباي التي تمد المتاجر الإلكترونية بوسائل دفع متنوعة (بطاقات ائتمان – بنوك – PayPal وغيرها)، بحيث تتكامل عملية الفوترة مع تنوع وسائل الدفع لتحقيق أكبر قدر من الفعالية في عملية تحصيل الأموال:

خطوة (1): تسجيل الدخول

املأ حقول صفحة التسجيل بإضافة بريدك الإلكتروني وكلمة المرور الخاصة بك، ستظهر لوحة التحكم في حسابك التي توضّح حالة الفواتير الحالية.

خطوة (2): املأ البيانات الخاصة بشركتك (Organization)

اكتب المعلومات الأساسية عن الشركة مثل الاسم والعنوان، سيتم حفظ هذه البيانات تلقائيًّا وتضمينها في كل فاتورة جديدة.

خطوة (3): أضف معلومات المنتج (Item)

هو القسم الرئيسي في الفاتورة الذي يتضمن المنتجات أو الخدمات المباعة للعميل، أكتب وصفًا للمنتج وسعر الوحدة الواحدة، بالإضافة إلى الضرائب وعملة الدفع.

خطوة (4): أدخل بيانات العميل (Client)

أضف البيانات الخاصة بالعميل الذي ترغب في إرسال الفاتورة له، مثل: الاسم، العنوان، البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، رقم العميل، بالإضافة إلى اختيار وسيلة إبلاغه بالفاتورة: البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية SMS عبر الهاتف أو واتساب.

خطوة (5): أرسل الفاتورة إلى العميل

صمم طلب الدفع باختيار التاريخ وتحديد مدة الفاتورة وخيارات أخرى مثل الفوترة المتكررة، ثم انقر على زر “أنشيء وأرسل” (Generate and send). ستصل الفاتورة إلى العميل مباشرة على وسائل الإرسال التي اخترتها. بمجرد أن ينقر العميل على الرابط ويكمل الدفع عبر طرق الدفع المتعددة التي تتيحها هايبرباي سيتم تحويل المبلغ مباشرة إلى حسابك البنكي.

يوضح هذا الفيديو عملية إنشاء نموذج فواتير برمتها من البداية إلى النهاية:

الخلاصة

الفوترة واحدة من أهم الإجراءات التي تتم في شركتك، وأصبح نموذج فواتير الدفع ذو المظهر الاحترافي ضرورة من ضروريات ممارسة البيع والشراء. لم يعد التجار وأصحاب المواقع في العصر الحالي بحاجة إلى توظيف متخصصين لإصدار الفواتير وإدخال البيانات، يمكنك الآن إحلال نظام الفوترة عبر الإنترنت هايبربل محل الفوترة التقليدية، لتدير العملية بفعالية دون متاعب مع توفير الكثير من الوقت والمال.


المصادر:
https://www.invoiceowl.com/what-is-an-invoicing-template/

https://www.invoiceowl.com/invoice-tips-for-small-business

https://www.invoiceowl.com/online-invoicing-software/

https://debitoor.com/blog/what-professional-invoice-template

https://debitoor.com/features/word-excel-templates

https://blog.invoicely.com/types-of-invoices/

https://en.wikipedia.org/wiki/Invoice#cite_ref-1

ar.wikipedia.org/wiki/بلاد_الرافدين

https://www.forecast.app/blog/best-practices-of-invoicin

https://www.kabbage.com/resource-center/manage/9-invoicing-best-practices-for-small-businesses/

get_in_touch AR

× Available from 08:30 to 17:00 Available on SundayMondayTuesdayWednesdayThursdayFridaySaturday